Uitgekeken op je eigen website?
Een statische website, met teksten en foto’s, is het minimum wat je kunt doen om klanten te interesseren voor je organisatie. Maar tegenwoordig bind je klanten door hen, naast de statische pagina’s, wat extra’s te bieden. Geef ze informatie die elders niet beschikbaar is, of niet in die vorm, of niet zo actueel; en ze zullen blijven terugkomen.
Dat is vaak niet zomaar in WordPress te realiseren, ook al gooi je er nog zoveel plugins tegenaan. Wat je nodig hebt is een webapplicatie.
Als je ZZP’er bent, kun je bijvoorbeeld voor elke klant een eigen, beveiligde, pagina maken, waarop de voortgang van diens opdrachten staat, of de bestellingen die hij gedaan heeft, of de facturen die je hem gestuurd hebt. Dat is niet alleen weggelegd voor reuzen als bol.com; dat kan Aspidistra jou ook leveren. Aspidistra levert pagina’s aan de voorkant (voor bezoekers zichtbaar, eventueel na inloggen) die automatisch gevuld worden. En, als het nodig is, pagina’s aan de achterkant (alleen voor jou zichtbaar) waar je je administratie op orde houdt.
Er is heel veel mogelijk. Interesse? Neem contact op, ook al heb je nog maar een vaag idee van wat je je klanten wilt gaan bieden.
Aspidistra bouwt voor De Letters van Utrecht
De Letters van Utrecht is een gedicht dat, in steen gehakt, letter voor letter neergelegd wordt aan de Oudegracht in Utrecht. Elke week, op zaterdag om 13:00, wordt er een letter gebeiteld en tussen de klinkers van de gracht geplaatst. Het project is – met terugwerkende kracht – op 1 januari 2000 begonnen en is bestemd om nog eeuwen door te gaan.
Je kunt door middel van een donatie (€ 100 of meer) je naam voor altijd laten verbinden met een Letter. Aan de zijkant van de steen kun je een inscriptie laten plaatsen; je kunt de donatie opdragen aan een vriend of familie. Op de website komt je naam, en je opdracht, te staan bij de Letter (als je dat wilt).
Tot voor kort werden de gegevens – bijna elfhonderd stenen op het moment van schrijven – bijgehouden in spreadsheets. Bestellen kon door het invullen van een bestelformulier, waarbij je gelijktijdig het bedrag over moest maken. Het verzamelen, koppelen en afvinken van al die data kostte de vrijwilligers erg veel tijd, en de service was niet optimaal. Vandaar dat Aspidistra gevraagd werd om een applicatie te bouwen die het donateuren makkelijker maakte om hun Letter te beheren en terug te vinden; en die de stichting De Letters van Utrecht alle werk uit handen zou nemen.
Mijn Letters
Dat is gebeurd en de vernieuwde site is op 10 oktober 2020 live gegaan. Doneren is nu een kwestie van op een knop drukken, je teksten invullen en per internetbankieren betalen. Er zijn geen discussies meer over ik-had-die-steen-eerder-uitgezocht. Wil je je teksten nog veranderen? Dat kan op de pagina Mijn Letters. Beveiliging met wachtwoord, inclusief wachtwoord-vergeten-procedures en emailadres-verificatie, is zo modern als het hoort.
Als de steen gegraveerd is en weer teruggeplaatst in de grond, wordt er in het blog-gedeelte van de website automatisch een nieuw bericht geplaatst met de gegevens van de donatie. Als de donateur nog teksten wil wijzigen, of bijv. foto’s wil toevoegen van de graveer-sessie, dan kan dat nog tot een week na plaatsing, en het nieuwsbericht wordt automatisch aangepast.
Alleen de graveertekst – die kan dan niet meer gewijzigd worden. Die is dan, bij wijze van spreken, in steen gebeiteld.
Casus: Online leeromgeving voor klein trainingsbureau
Situatie:
Een zelfstandige trainer die tot dusver freelance via een groot trainingsinstituut heeft gewerkt, krijgt steeds meer trainingsopdrachten rechtstreeks. In korte tijd moeten er trainingen gerealiseerd worden, en groepen en trainingssessies gepland. De aard van de trainingen maakt het nodig om elke deelnemer een intakeformulier te laten invullen. Dat zou in eerste instantie met Google Documents kunnen, maar het verwerken van de vele antwoorden maakt dat wat onhandig. De trainer vreest dat alle tijd gaat zitten in de planning en verwerking, in plaats van in de inhoud van de trainingen.
Standaard WordPress is hiervoor onvoldoende. Voor het bouwen van formulieren, het indelen van deelnemers in groepen, en het vervolgens zodaning beveiligen dat elke deelnemer alleen toegang heeft tot zijn of haar eigen gegevens zou een batterij aan extra plugins nodig zijn. Moodle zou een oplossing kunnen zijn; maar Moodle is erg rijk aan functies, ingewikkeld in het eerste gebruik, en in de gratis versie al bijna niet meer zelf te hosten (dus niet goed te integreren met de eigen website). De betaalde versie kost meteen weer honderden euro’s per jaar. Bovendien ontbreekt de tijd om Moodle zo te customizen dat het trainingsprogramma erin past.
Oplossing:
Aspidistra bouwt (in ongeveer een week) een webapplicatie waarin trainingen, groepen, deelnemers, locaties, content en intakeformulieren op een overzichtelijke manier bijgehouden kunnen worden. De trainer kan zelf formulieren bouwen, met ruimte voor bijv. tekst- en meerkeuzeantwoorden. Ook kan de trainer per training één of meer informatiepagina’s bouwen, gewoon in WordPress, die geïntegreerd wordt in de leeromgeving. Deelnemers krijgen beveiligd toegang tot de leeromgeving en kunnen hun antwoorden op het intakeformulier terugzien. Ook kunnen ze documenten beveiligd uploaden. Communicatie met de deelnemers kan geautomatiseerd worden via mailing services, en ook de trainer krijgt een mailtje als bijvoorbeeld een deelnemer een formulier ingevuld heeft. Vóór de eerste sessie kan de trainer alle ingestuurde antwoorden per vraag, per deelnemer, of in tabelformaat downloaden of uitprinten.
Voorbeeld van een vraag in de formulier-editor
Ben jij ook zo’n trainer? Maak gebruik van de ervaring die Aspidistra heeft met deze materie. Neem contact op!
Technische trefwoorden: PHP, Laravel, WordPress, Tailwind CSS.
Casus: Onderzoek huisartsenpraktijken
Situatie:
Een consultant in de zorg heeft de opdracht een aantal onderzoeken onder huisartsen in de regio te doen. Huisartsen kunnen zich hiervoor aanmelden; met de aangemelde huisartsen wordt per email contact gehouden over de voortgang. Er is aanvankelijk een Excel-sheet met contactgegevens, maar in de loop van het traject verschijnen er voortdurend nieuwe spreadsheets. Met telkens nét andere gegevens, die gematcht moeten worden met de bestaande.
De spreadsheets worden vooral gebruikt om: een selectie te kunnen maken uit de lijst, de voortgang van de onderzoeken te kunnen monitoren, en aan de geselecteerde huisartsen een mailtje te kunnen sturen. Met meer dan honderd artsen is een spreadsheet geen optie meer. Emailadressen kopiëren en plakken, en er met de hand puntkomma’s tussen zetten – daar is het leven te kort voor.
Oplossing:
Aspidistra bouwt (in ongeveer een dag) een webapplicatie waarin binnenkomende wijzigingen netjes vastgelegd kunnen worden. Er is een pagina met een sorteerbare, doorzoekbare, en filterbare lijst. Er is daarnaast een pagina waarop, op grond van meerdere criteria (“wel dít onderzoek maar niet dát onderzoek”) lijstjes gemaakt kunnen worden, die geëxporteerd kunnen worden als platte tekst, of als, vooruit, een nieuw spreadsheet. Dit vergroot de controleerbaarheid van de onderzoeken enorm. Bovendien maken we een simpel knopje “Stuur email naar deze personen”; als de consultant daarop klikt opent zich meteen het mailprogramma, met een nieuw mailtje, met in het BCC-veld de geselecteerde adressen.
Technische trefwoorden: PHP, Laravel, MySQL, WordPress, jQuery en jQuery-UI.
Casus: Klantenpagina’s met content
Situatie:
Een bureau voor maatwerk-content levert klanten content per mail. Dat levert problemen op, omdat klanten soms beweren de content niet ontvangen te hebben, of kwijtgeraakt zijn, of niet kunnen openen. Content moet vaak jaren bewaard worden. Bij de klant zijn er dikwijls meerdere personen bij wie de content terecht moet komen. In plaats van eindeloos heen-en-weer te mailen wil het bureau elke klant een eigen centrale pagina bieden, waarop de content geupload kan worden door de content-makers, en waar de klant de content kan downloaden.
Bovendien is er bij gebrek aan een planningssysteem geen goed beeld van de wachttijd voor nieuwe opdrachten. Daardoor worden soms beloften gedaan die niet waargemaakt kunnen worden.
Oplossing:
Aspidistra bouwt een database met content, die op de bedrijfsserver gevuld wordt. Voor elke klant wordt een beveiligde pagina gemaakt, gewoon in WordPress, dus in de huisstijl van de website; wachtwoorden worden centraal beheerd. De klantpagina’s op de website worden dynamisch aangemaakt en gevuld met de beschikbare content, geupload vanaf en gesynchroniseerd met de bedrijfsserver. Tevens bouwt Aspidistra een planningssysteem waarin opdrachten ingepland en klaargemeld kunnen worden. De hoeveelheid onderhanden werk, en daarmee de wachttijd voor nieuwe opdrachten, is nu tot op de dag te bepalen. Door een koppeling met het boekhoudpakket wordt tevens wekelijks de omzet bijgehouden.
Technische trefwoorden: PHP, Laravel, MySQL, WordPress.
