Documentatie GMC

Good Morning, Class is een planningssysteem voor trainers, en tevens een leeromgeving voor de deelnemers aan de trainingen. Bij wijze van getting started is dit de workflow in stappen: je ontwikkelt een training, en je verkrijgt van een opdrachtgever een opdracht om die training te geven (of andersom, dat maakt niet uit). Vervolgens plan je sessies in met één of meer groepen deelnemers. Na afloop stuur je een factuur aan de opdrachtgever.

Iets gedetailleerder:

• Je ontwikkelt een training. Die voer je in op de pagina Trainingen (zie hoofdmenu). Je hoeft in dit stadium alleen de naam van de training in te voeren. Laten we zeggen: “Effectief communiceren”.
• Je krijgt een opdracht van een opdrachtgever. Maak eerst de opdrachtgever aan, onder Opdrachten/Opdrachtgevers: Nieuwe opdrachtgever. Voer de naam van de opdrachtgever in (bijvoorbeeld “Provincie Noord-Brabant”), en kies een kleur voor deze opdrachtgever. Die kleuren zijn belangrijk, omdat je daardoor je opdrachten makkelijk uit elkaar kunt houden in de agenda, de omzetpagina’s, etc.
• Maak vervolgens een opdracht aan, onder Opdrachten/Opdrachten: Nieuwe opdracht. Een opdracht is niets anders dan een combinatie van een opdrachtgever en een training: je gaat training X geven voor opdrachtgever Y. Als je de training vaker dan één keer gaat geven, zul je over het algemeen meerdere sessies willen aanmaken (daarover straks), maar je kunt ervoor kiezen om een nieuwe opdracht aan te maken als je vindt dat de vorige afgerond is.
• Een opdracht heeft een naam die je zelf mag verzinnen, maar het is handig om de opdracht te noemen naar de opdrachtgever plus de training, eventueel nog aangevuld met een tijdsaanduiding. Een voorbeeld is “Provincie Noord-Brabant – Effectief communiceren voorjaar 2023”.
• Een opdracht heeft: een projectnummer (dat mag je leeg laten, maar veel opdrachtgevers willen het graag op de factuur zien, dus dat kun je hier invullen); een tarief per dagdeel (een dagdeel is 4 uur), maar dat kan per sessie nog afwijken; en uiteindelijk krijgt een opdracht een factuurnummer. Zover is het nog niet, dus vul daar nog even niets in.
• Binnen een opdracht maak je een groep aan. Een groep heeft een naam, en, als je dat wilt, deelnemers. De deelnemersadministratie is geheel optioneel; je hebt het wel echt nodig als je deelnemers wilt uitnodigen om een formulier in te vullen, of de leeromgeving te gebruiken. Ze moeten dan inloggen met hun email-adres. Gebruik je voor deze opdracht geen formulieren en geen leeromgeving, dan kun je volstaan met de naam van de groep, bijvoorbeeld “Groep 1”. Ook al geef je de training maar één keer, je moet toch een groep invoeren.
• Vervolgens kun je sessies inplannen. Een sessie heet bijvoorbeeld: “Kennismakingsochtend Groep 1”, heeft een datum, een tijdstip, een locatie, en nog zo een aantal velden. Voor nu geef je de naam, de groep en het tijdstip op. Je geeft een aantal uren op (zodat je kunt zien of je agenda al vol loopt) en een aantal declareerbare dagdelen. Aan de hand van dat laatste wordt je omzet bepaald, en wordt de factuur opgesteld.
• Heb je, naast sessies met een groep, nog extra werk, bijv. materiaal ontwikkelen, voorbereiden, nabespreken etc., dan voer je dat in (“Nieuwe extra taak”). Ook hiervoor geef je een aantal declareerbare dagdelen op, en een tarief (als dat afwijkt van het tarief van de opdracht).
• De sessies en het extra werk staan nu in je weekkalender (Planning/Per week) en in je jaarkalender (Planning/Per jaar). Als je een Google- of Outlook-agenda hebt die synchroniseert met GMC, verschijnen de taken ook daarin.
• Als je dat wilt, kun je een leeromgeving bouwen voor je deelnemers. In de leeromgeving kun je vragenlijsten opnemen, die automatisch afgehandeld worden.
• Als je een factuur wilt sturen, ga dan naar Financieel/Facturen. Kies bovenaan tabblad “Nog te factureren”. Vink de sessies, extra taken en reiskosten aan die je op de factuur wilt zetten, en klik op “Factureren”. GMC stuurt niet daadwerkelijk een factuur (tenzij je een koppeling met je boekhoudsysteem hebt), maar je krijgt een handig overzicht van wat je in je boekhoudsysteem kunt invoeren.
• En tenslotte kun je je omzet terugvinden (en uitsplitsen) op daarvoor bestemde omzet-pagina’s.

Meer details vind je op de achterliggende pagina’s. Zie de rechterkolom voor een inhoudsopgave.