Agenda
Je krijgt twee planningspagina’s: per week en per jaar.
In het weekoverzicht zie je welke sessies er de komende weken gepland staan. Ook zie je welke extra taken er gepland staan, hetzij op een bepaalde datum, hetzij omdat ze horen bij een sessie.
Je kunt dagdelen blokken, d.w.z. niet beschikbaar maken voor een sessie. Die geblokte dagdelen (grijs voor zakelijk, roze voor privé) zijn dan ook zichtbaar in je agenda.
Als je een sessie probeert te plannen op een dag waarop je al een andere sessie of een geblokt dagdeel hebt staan, krijg je een waarschuwing. Die kun je desnoods negeren.
In het weekoverzicht zie je aan de kleur (grijsblauw, geel, of rood) welke weken er al vol zitten en waarin je dus geen sessies meer kunt plannen.
Het jaaroverzicht bevat een gekleurd blokje per dag. De kleur van het blokje is de kleur van de opdrachtgever. Als je je muis boven een gekleurd blokje houdt, zie je wat er op die dag te doen is: training, sessie, opdracht, opdrachtgever, groep, en overal kun je op klikken voor details. Datzelfde geldt voor geblokte dagdelen.
Bovenaan en onderaan de jaar-pagina zie je de “legenda”, d.w.z. welke kleur staat voor welke opdrachtgever. Als je klikt op de naam van de opdrachtgever gaan alle bijbehorende gekleurde blokjes in de agenda even knipperen. Dat is heel handig en scheelt zoeken.
Google Agenda
Als je gebruiker bent van de Google-agenda, dan kun je heel eenvoudig een agenda openen met al je sessies erin. Al je sessies worden geschreven naar een ICS-bestand. In Google Agenda voer je éénmalig een nieuwe agenda in (“Via URL”), en je geeft als URL het webadres van de agenda in (dat is een adres op je eigen website). Google zal nu deze agenda vullen met de informatie over je sessies, inclusief de locatie. Telkens als je een sessie toevoegt of wijzigt, zal het bestand opnieuw geschreven worden. Google synchroniseert de agenda een paar maal per dag. Zo heb je dus de hele planning op een vertrouwde plaats.
Hetzelfde geldt voor andere agenda-clients, zoals Outlook. De mogelijkheden verschillen een beetje per client: sommige geven ook de mogelijkheid om in je agenda op een link te klikken. Je komt dan in je eigen leeromgeving in de juiste sessie terecht. Sommige clients synchroniseren elk kwartier in plaats van een paar keer per dag.
